Sammelrechnung mit JTL-Wawi 1.6 – 1.8 erstellen

Viele B2B-Händler, Dropshipper und Großhändler nutzen JTL-Wawi 1.6 -1.8, um Rechnungen zu erstellen. Dabei stellt ein Aspekt häufig ein Problem dar: Sie müssen bisher für jeden Teilauftrag eine separate Rechnung erstellen. Das sieht dann beispielsweise so aus: Sie haben 10 Aufträge an den gleichen Kunden – innerhalb einer Woche. Aktuell kreiert JTL-Wawi 1.6 – 1.8 für jeden dieser 10 Aufträge eine neue Rechnung – auch wenn es sich immer um denselben Adressaten handelt. Dadurch entsteht ein immenser Aufwand für die Buchhaltung. Der Rechnungsempfänger muss jetzt für jeden Auftrag eine neue Rechnung ins System buchen und begleichen. Durch diesen Aufwand geht viel Zeit verloren.

Was ist eine Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Viele JTL-Nutzer wünschen sich eine Möglichkeit, eine Sammelrechnung erstellen zu können. Konkret heißt das, Sie fassen mehrere Aufträge in einer einzigen Rechnung zusammen. Indem Sie mehrere Lieferscheine markieren, generieren Sie für Auftragspositionen aus verschiedenen Teilaufträgen eine gemeinsame Rechnung. Wir von der maßarbyte haben einen simplen und effektiven Workflow entwickelt, damit Sie mit JTL 1.6 – 1.8* eine Sammelrechnung erstellen können – ohne externe Tools (ausgenommen der Windows-Aufgabenplanung)!

*Alle Tipps in diesem Beitrag können Sie ebenso anwenden, wenn Sie eine Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.8 erstellen möchten.

Gibt es alternative Lösungen zur Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

JTL Software selbst hat die Sammelrechnungsumsetzung aktuell nicht im Entwicklungsplan, so dass es hier trotz ursprünglicher Ankündigung und Planung nicht zu einer Implementierung kommt. Des Weiteren gibt es noch eine Lösung von arpatools. Die JTL-Extension erfordert ein externes Tool und steht als monatliches Abo zur Verfügung. Wir haben diese Lösung selbst zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht getestet.

Brauche ich ein externes Plugin für Sammelrechnungen in JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Zusätzliche Tools für Sammelrechnungen, ja oder nein? Das ist eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit Sammelrechnungen in JTL-Wawi 1.6 – 1.8. Als die Nachfrage nach diesem Feature für JTL-Wawi stieg, entwickelten Drittanbieter externe Hilfsmittel. Es gibt Agenturen und E-Commerce-Partner, die eigene Add-ons und Plugins für zusammengefasste Rechnungen anbieten. Mit unserem Workflow können Sie aber bereits jetzt direkt mit den vorhandenen Funktionen Sammelrechnungen in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 erstellen. Betriebssystemfremde externe Tools sind nicht erforderlich! Die maßarbyte zeigt Ihnen, wie das geht!

So funktioniert die Sammelrechnung für JTL-Wawi 1.6 – 1.8

Die maßarbyte hat einen Sammelrechnungsworkaround entwickelt, mit dem Sie schnell und einfach Sammelrechnungen erstellen können. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie alle Schritte zur Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 – ohne zusätzliche Plugins.

Welche Voraussetzungen brauche ich, um eine Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 zu erstellen?

Um Sammelrechnungen in JTL-Wawi zu erstellen, benötigen Sie ein paar Vorbereitungen in Ihren Aufträgen. Hier finden Sie eine Übersicht der ersten Schritte, wenn Sie eine Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 erstellen wollen. Es handelt sich dabei um eine Empfehlung, die unsere Agentur bereits mehrmals mit verschiedenen Kunden erfolgreich ausprobiert hat. Wenn Sie unser Sammelrechnung-Plugin kaufen, richten wir Ihnen alles Nachfolgende im Zuge unseres Einrichtungsservice mit.

1. Zahlungsart festlegen: Weisen Sie allen Aufträgen in JTL-Wawi eine separate Zahlungsart zu (z. B. „Sammelrechnung“).
2. Auftragsattribute zuweisen: Damit alles übersichtlich bleibt, hinterlegen Sie ein farbiges Auftragsattribut und ein paar eigene Felder. In JTL-Wawi 1.6 – 1.8 ist dies mittlerweile auch für Aufträge machbar.

Was ist der Unterschied zwischen Aufträgen mit und ohne Sammelrechnung?

Die Auslieferung von Aufträgen mit Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 ist identisch mit „normalen“ Aufträgen. Der Unterschied besteht darin, dass Aufträge zunächst für Rechnungserstellung gesperrt werden. Sonst würden Sie die Rechnungen sofort versenden. Dann bekäme der Rechnungsempfänger eine Einzelrechnung und dann später dieselbe Auftragsposition auf der Sammelrechnung. Die erstellten Lieferscheine zu jedem Auftrag erhalten ebenso einen Status bzw. Hinweis zur Sammelrechnung. Damit können Sie in der Versandübersicht schnell und bequem nach Lieferscheinen mit Sammelrechnung filtern.

Was ist der Vorteil von Sammelrechnungen in JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Sie können Lieferscheine markieren und einen Sammelrechnungsauftrag erstellen. Mit einem finalen Workflow generieren Sie eine Sammelrechnung aus den einzelnen Teilposten. Das spart Ihnen und der Buchhaltung Ihrer Kunden deutlich Zeit. Ohne die Option einer Sammelrechnung haben Sie schnell einen unübersichtlichen Berg an Belegen, weil für jeden Teilauftrag eine neue Rechnung erstellt wird.

Warum kann ich nur Sammelrechnungen zu ausgelieferten Aufträgen erstellen?

Ihre Buchhaltung möchte also eine Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 erstellen. Sie starten in der Lieferscheinansicht. Wichtig: Unsere Sammelrechnung erstellt nur Rechnungen von vollständig ausgelieferten Aufträgen. Warum? Kaum ein B2B-Händler möchte schon Waren bezahlen, die er noch nicht hat. Ein großer Vorteil für Sie als Versender: Sie können Mindermengen oder Mehrlieferungen, die sich vom Ursprungsauftrag unterscheiden, genau berechnen.

Wie erstelle ich eine Sammelrechnung mit JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Die Vorarbeiten (Punkt „Voraussetzungen“) sind geschafft. Jetzt wird es etwas technischer. Die maßarbyte führt Sie detailliert durch den Sammelrechnungsworkflow. Im Nachfolgenden definieren Sie ein paar Pollingordner, erstellen PowerShell-Skripte und Importvorlagen. Auch an eine Windowsaufgabenplanung für regelmäßige automatisierte Abläufe haben wir gedacht – Zeit ist schließlich alles. Zum Abschluss legen Sie noch ein paar Workflows an. Sind Sie bereit für Ihre erste Sammelrechnung mit JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Wie ist eine Sammelrechnung technisch in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 lösbar?

Wir stellen Ihnen hier unseren Workflow vor, um mit den Bordmitteln der JTL-Wawi eine Sammelrechnung zu generieren. Dabei markieren Sie verschiedene Lieferscheine, deren Einzelpositionen Sie in einer gemeinsamen Rechnung verbuchen wollen. Dabei wird jeder Lieferschein in einen zusätzlichen Sammelrechnungsauftrag geschrieben. Es werden alle Positionen getrennt nach Lieferung (mit Hinweis auf Lieferscheininformationen) aufgelistet und als Sammelrechnung verbucht. Die Positionen im neuen Sammelrechnungsauftrag sind übrigens Freipositionen, damit Ihre Bestände in der Wawi weiterhin korrekt bleiben.

Was passiert mit den Einzelaufträgen der Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Jede Sammelrechnung benötigt vorher angelegte Einzelaufträge. Aus den Auftragspositionen dieser Einzelaufträge haben Sie jetzt eine gemeinsame Rechnung erstellt. Die ursprünglichen Einzelaufträge erhalten im System automatisch den Hinweis „per Sammelrechnung beglichen“. Das bedeutet, Sie müssen nur eine Gesamtsumme für die Sammelrechnung verbuchen. Die markierten Lieferscheine erhalten den Status „Sammelrechnung erzeugt“, sodass Sie diese nicht nochmals durch die Faktuierung schicken. Damit ist der gesamte Einzelfakturierungsprozess für Sie und Ihre Kunden abgeschlossen. So einfach kann Sammelrechnung sein!

Der maßarbyte-Workflow zur Sammelrechnung in JTL-Wawi

So funktioniert die Sammelrechnung in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 mit unserem Plugin:

• Vorarbeiten treffen, Skripte schreiben, Workflows konfigurieren (komplett von der maßarbyte für Sie übernommen)
• Einzelaufträge in JTL-Wawi anlegen und die Zahlungsart „Sammelrechnung“ auswählen
• Einzelaufträge ausliefern
• am Stichtag alle versendeten Aufträge unter Lieferscheine markieren
• per Workflow:
  • Sammelrechnung erzeugen
  • einen neuen Auftrag erstellen, der alle versendeten Lieferscheine für einen definierten Zeitraum „X“ enthält
  • als Rechnung an den Kunden senden

Was kostet die Lösung zur Sammelrechnung mit JTL-Wawi 1.6 – 1.8?

Sie möchten die Sammelrechnung direkt mit den Bordmitteln von JTL-Wawi und Windows erzeugen? Unser getesteter Workflow von der maßarbyte hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen! Für einmalig 590 € (netto) Einrichtungskosten können Sie in JTL-Wawi 1.6 – 1.8 die Sammelrechnungsfunktion nutzen! Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und starten Sie direkt mit halbautomatisierten Sammelrechnungsprozessen in Ihrer JTL-Wawi!